Điều gì sẽ xảy ra khi hệ thống email doanh nghiệp trục trặc?

Điều gì sẽ xảy ra khi hệ thống email doanh nghiệp trục trặc?

Email doanh nghiệp hiện đang đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các đơn vị kinh doanh. Nó như một hệ thống quản lý thông tin tập trung, giúp truyền dữ liệu một cách nhanh chóng trong nội bộ doanh nghiệp cũng như với bên ngoài. Nhưng đã bao giờ bạn tưởng tượng hệ thống email doanh nghiệp gặp trục trặc hay chưa? Và điều gì sẽ xảy ra đối với tình hình hoạt động doanh nghiệp nếu điều đó xảy ra?

Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những rủi ro có thể xảy ra trong trường hợp hệ thống email doanh nghiệp gặp vấn đề. Điều đó sẽ giúp các nhà quản lý tìm được kế hoạch dự phòng cho những trường hợp xấu nhất, giúp giảm thiểu các tổn thất ở mức tối thiểu. 

1. Vấn đề truyền thông nội bộ

Hiện nay, việc tạo email với tên miền riêng là một phương pháp giúp rút ngắn khoảng cách và hỗ trợ việc trao đổi thông tin nhanh chóng giữa quản lý với nhân viên hoặc giữa các phòng ban, đặc biệt nó rất hữu dụng khi làm việc với các nhân viên từ xa. Do đó, việc trục trặc hệ thống email chỉ khiến hoạt động giữa các nhân viên ở xa bị tê liệt còn giao dịch giữa các nhân viên hiện đang có mặt tại công ty có thể thực hiện bằng các phương pháp khác, chẳng hạn như trao đổi trực tiếp.

2. Vấn đề truyền thông với bên ngoài

Nếu giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng chủ yếu thực hiện thông qua email thì việc trục trặc hệ thống rất có thể sẽ là nguyên nhân khiến doanh thu công ty sụt giảm. Đặc biệt, khi hệ thống bị ảnh hưởng thời gian quá dài hoặc trùng với các thời điểm làm việc với khách hàng thì rất có thể uy tín và độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng.

3. Năng suất kinh doanh

Khi mà mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều diễn ra thông qua email thì các vấn đề bất thường xảy ra sẽ gây ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc của các nhân viên. Chẳng hạn như trong trường hợp bình thường thì mọi yêu cầu, phản hồi sẽ được thực hiện trong một vài phút với vài cú nhấp chuột đơn giản nhưng giờ đây, bạn lại tốn thêm thời gian và công sức để họp,bàn, đưa ý kiến, phản hồi. Còn đối với khách hàng, bạn phải trực tiếp gọi điện cho họ về những sự gián đoạn, hay thậm chí phải trực tiếp đi gặp khách hàng để trao đổi công việc. 

Qua đó, có thể thấy việc tạo email doanh nghiệp là cần thiết nhưng đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt cũng quan trọng không kém. Vậy nên, ngay từ bước đầu tiên, bạn cần chọn các dịch vụ cung cấp email doanh nghiệp uy tín, chất lượng, đảm bảo và có đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ nhanh chóng ngay khi có những vấn đề phát sinh.