Quản trị hệ thống email doanh nghiệp và những điều cần tránh

Quản trị hệ thống email doanh nghiệp và những điều cần tránh

Sự phát triển của email doanh nghiệp trong thời gian gần đây đã đưa đến một giải pháp quản lý thông tin tuyệt vời, giúp mọi hoạt động giao dịch giữa các phòng ban hoặc giữa nhân viên với khách hàng được diễn ra đúng quy trình, thể hiện được tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc nhận một khối lượng lớn các thư điện tử như vậy cũng tiềm ẩn những nguy cơ về độ bảo mật và tính tin cậy. Điều đó chỉ được giải quyết triệt để khi hệ thống quản trị email được triển khai và vận hành đúng phương pháp.

Ở đây chúng tôi không nói về cách vận hành hệ thống như thế nào mà chỉ nêu ra những điều cần tránh trong việc quản trị hệ thống email doanh nghiệp hiện nay. 

1. Không sử dụng hệ thống email như một chức năng cần có của IT

Hệ thống email doanh nghiệp hoạt động theo một cơ chế đặc biệt mà trong đó sự hỗ trợ của IT là điều không thể thiếu. Đó là một trong những yếu tố giúp hệ thống hoạt động ổn định, hỗ trợ sao lưu dữ liệu định kỳ, cập nhập các bản vá lỗi đồng thời kiểm soát tính bảo mật của hệ thống, nhằm ngăn chặn các bí mật kinh doanh bị rò rỉ ra ngoài.

Người ta sẽ kiểm soát các dữ liệu bị rò rỉ bằng cách kiểm tra phân tích các lưu lượng email gửi nhận thông qua một số giải pháp phần cứng và công nghệ phần mềm.

Tuy nhiên, việc phối hợp của nhân viên cũng không kém phần quan trọng. Chính vì vậy, bên cạnh việc chú trọng vào sự hỗ trợ của IT thì trong quá trình tạo email doanh nghiệp, doanh nghiệp đồng thời cũng phải xây dựng các chính sách sử dụng email cũng như khuyến khích nhân viên thực hiện đúng các quy định đó trong bất kỳ giao dịch nào. 

2. Không xử lý thư rác và spam

Thời kỳ mà spam email giờ đây đã không còn nữa bởi tất cả các ông lớn trong ngành đều đang cùng liên kết với nhau ở một phương diện nào đó để quét sạch các thư điện tử bị nghi ngờ là spam. Cùng với đó là sự ra đời của các công nghệ và các đạo luật chống thư rác trên toàn cầu, góp phần tạo nên một kết nối sạch hơn cho người dùng.

Tuy nhiên, dù công nghệ có tinh vi đến đâu thì vẫn có một số thư rác xuất hiện trong hộp thư đến của người dùng, thậm chí nhiều trường hợp, máy tính của người dùng bị lây nhiễm các phần mềm độc hại phát tán qua email ngay khi họ mở email mà chưa hề click chuột vào bất cứ đường link nào trong đó.

Vậy nên, nếu bạn đang có kế hoạch tạo email với tên miền riêng cho đơn vị mình, hãy chú ý chọn những công nghệ phù hợp để giảm thư rác. Và quan trọng không kém đó là việc hướng dẫn nhân viên cách xử lý khi gặp những email đáng ngờ, tốt nhất hãy đưa những điều đó vào chính sách email của doanh nghiệp, đảm bảo mọi thứ được vận hành một cách đúng nhất.